Vrijblijvend gesprek
Mijn aanpak begint altijd met een vrijblijvend gesprek, meestal met de voorzitter. We maken nader kennis en bespreken wat de raad wil bereiken. Als dat op prijs wordt gesteld, doe ik suggesties over de gewenste doelen.
Soms is er nog even bedenktijd en terugkoppeling nodig. Soms komen we meteen al tot afspraken over het vervolg.
Individuele gesprekken
Vervolgens kan ik desgewenst afzonderlijke gesprekken organiseren met elk lid van de Raad, waarbij het accent ligt op de afgelopen periode en de wensen voor de toekomst. Deze gesprekken verwerk ik tot een presentatie over ‘Het reilen en zeilen van de Raad’.
Ook met de bestuurder kan een gesprek plaatsvinden over zijn/haar visie op het functioneren van de Raad en zijn/haar wensen en aanbevelingen.
Sessie met de Raad
In een sessie met de gehele Raad, soms een dag, soms een dagdeel, bespreken we de verschillende thema’s en gespreksonderwerpen en formuleren we afspraken voor de toekomst. De inbreng van de bestuurder is belangrijk. Soms is de bestuurder bij deze sessie aanwezig, soms houden we vooraf een individueel gesprek.
In mijn ruime ervaring is deze kortlopende aanpak en werkwijze in de meeste gevallen voldoende om een Raad van Toezicht ‘op scherp’ te zetten, in de goede zin van het woord. De interne sfeer gaat vooruit, het onderlinge vertrouwen groeit en de visie op de koers en functie van de Raad wordt beter gedeeld.
Evaluatie en borging
Circa een half jaar na afloop van mijn interventie wordt een sessie gepland met de gehele Raad, waarin de ervaringen van het afgelopen halfjaar worden besproken en wordt besproken in hoeverre de behandelde thema’s, onderwerpen en afspraken door de Raad zijn opgepikt. Deze sessie heeft een belangrijke functie voor de borging van de verbeterpunten. De bestuurder kan hierbij aanwezig zijn en ook deelnemen, of in een apart gesprek met mij de afgelopen periode evalueren.